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Der Weg zur Compliance

Wir machen Ihr Unternehmen "compliant"?

Risikoanalyse
Zunächst führen wir eine Risikoanalyse durch. Hierbei werden allgemeine Risiken (z. B. Korruptionsstraftaten), branchenspezifische Risiken und kartellrechtliche Anforderungen an das Unternehmen und seine Mitarbeiter sowie unternehmensbezogene Risiken (z. B. Meldepflichten bei börsennotierten Unternehmen) untersucht.

Vergleich Ist-/Sollzustand
Im Anschluss an die Risikoanalyse erfassen wir den Ist-Zustand im Unternehmen und gleichen diesen mit dem Soll-Zustand ab. Dabei klären wir, welche Regelungen und Sicherstellungsmechanismen bereits im Unternehmen vorhanden sind, z. B. besondere Dienstanweisungen oder Regelungen in Arbeitsverträgen oder Geheimhaltungsvereinbarungen. Im Rahmen der Feststellung des Soll-Zustandes werden auch fehlende Regelungswerke und sonstige Lösungsmöglichkeiten erfasst. 

Implementierung von Compliance-Richtlinien
Sodann begleiten wir Sie bei der Gestaltung von Compliance-Richtlinien. Bei deren Erarbeitung sollten alle betroffenen Stellen mit einbezogen werden. In der Regel sind das mindestens Vorstand, Rechtsabteilung, IT-Abteilung, Datenschutzbeauftragter und ggf. Arbeitnehmervertreter. 

Die verabschiedeten Richtlinien müssen den Arbeitnehmern zur Kenntnis gebracht werden.  Besonders penibel ist auf das geltende Arbeitsrecht zu achten. Häufig sind Arbeitsverträge anzupassen oder Betriebsvereinbarungen abzuschließen. 

Ggf. sind weitere bestehende Verträge anzupassen und Geschäftspartner zu informieren.

Einführung von Kontrollmechanismen
Die besten Regeln nützen nichts, wenn diese nicht eingehalten werden. Auch Compliance Richtlinien schützen Sie nur dann vor Haftung, wenn Sie deren Einhaltung effektiv kontrollieren und durchsetzen. 

Erforderlich ist zum einen, dass auch die oberste Management-Ebene die eigenen Compliance-Standards „vorlebt“. Zum anderen sollten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen (lassen); insbesondere bei der Einführung neuer Richtlinien, wie z. B. einem Code of Conduct. Zudem empfehlen wir die Schaffung der Position eines Compliance-Officers, der sich für Kontroll- und Schulungsmaßnahmen verantwortlich zeichnet. Verstöße müssen effektiv feststellbar sein und auch sanktioniert werden. 

Wir empfehlen zudem die Gestaltung von Notfallplänen für Krisensituationen, um ein adäquates und selbstsicheres Verhalten der Mitarbeiter zu gewährleisten. Hier bieten sich etwa Pläne für Durchsuchungen von Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden an. 

Wir freuen uns darauf, Sie auf dem spannenden Weg zur Compliance zu begleiten. 

Kleymann ▪ Karpenstein & Partner

Rechtsanwälte ▪ Notare ▪ Barrister