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19.April 2012

Verbessern Sie Ihre Chancen auf öffentliche Aufträge

Aus den Bereichen: ImmobilieTechnologie

Aufträge durch die öffentlichen Hände gewinnen auch in der IT-Branche zunehmend an Bedeutung. Daher ist es für Bieter besonders wichtig zu wissen, wie sie ihre Chancen auf öffentliche Aufträge verbessern können.  Vergabeverfahren öffentlicher Auftraggeber unterliegen strengen formellen Anforderungen, derer sich öffentliche Auftraggeber nur selten entziehen dürfen. Die rigiden vergaberechtlichen Vorgaben erstrecken sich auch auf die Phase der Wertung der Angebote der Bieter. Leider müssen in nahezu jedem Vergabeverfahren zahlreiche, häufig sehr interessante Angebote wegen vergaberechtlicher Mängel vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Hierbei geht es nicht um Angebote mit vergleichbar hohen Preisen, sondern um Angebote mit schlichten inhaltlichen Mängeln. Es handelt sich um in der Vergabepraxis typische Fehler, die wahrscheinlich stets vermeidbar gewesen wären.  Typische Fehlerquellen für Bieter Angebote leiden meist an ähnlichen, immer wieder auftretenden Fehlern, die zum Ausschluss der betreffenden Angebote führen.  Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Dies gilt auch, wenn einzelne Leistungen für entbehrlich gehalten werden oder unpraktikabel scheinen etc.  Die Verdingungsunterlagen sind immer vollständig auszufüllen. Werden Angaben für überflüssig gehalten, sind sie trotzdem vorzunehmen.  Die Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind zwingend und vollständig zu beachten.  Erforderliche oder von der Vergabestelle gewünschte Anlagen sind sämtlich und vollständig beizufügen.  Ebenso sind Erklärungen oder Nachweise zur Eignung vollständig und fehlerfrei in stets aktueller Version vorzulegen.  Alle Preise sind vollständig anzugeben wie in den Vergabeunterlagen gewünscht.  Fehler bei der Kalkulation sind zu vermeiden, diese gehen ausschließlich zu Lasten des Bieters. Also keine Mischkalkulation oder Skonti!  Angebote sind ordnungsgemäß zu verschließen sowie erforderlichenfalls äußerlich zu kennzeichnen.  Die Fristen im Vergabeverfahren (Bewerbungs- oder Angebotsfrist) sind zwingend einzuhalten. Verlängerungen sind nur auf Initiative der Vergabestelle zulässig. Um sich nicht unter Zeitdruck zu setzen, sollte mit der Angebotserstellung nicht erst kurz vor Ablauf der Frist begonnen werden, sondern zeitnah nach Erhalt der Vergabeunterlagen.  Eigene Vertragsbedingungen dürfen nicht beigefügt werden, also keine eigenen AGB! Auch die Ergänzung des Angebotes um Haftungsausschlüsse der Produzenten von Freeware bzw. Open Source, die mit der angebotenen Software geliefert wird, ist unzulässig.  Nebenangebote dürfen nur eingereicht werden, wenn diese erwünscht sind.  Eine Doppelbeteiligung als Einzelbieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft ist unzulässig und führt zum Ausschluss aller betroffener Angebote.  Wurde die Vergabestelle bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beraten, ist bei späterer Teilnahme des Beraters als Bieter im Vergabeverfahren darauf zu achten, möglichst keinen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Bietern entstehen zu lassen (Projektantenproblematik).  Angebote oder geforderte Eigenerklärungen sind zu unterschreibenWie lassen sich die Fehler vermeiden?  Maßstab für die Angebotserstellung sind die in den Vergabeunterlagen zum Ausdruck gebrachten Vorgaben der Vergabestelle. Bieter sollten daher stoisch alle Anforderungen der Vergabeunterlagen sowie der Verdingungsordnungen (VOB/A, VOL/A, VOF) beachten. Eigeninitiative Änderungen der Vergabeunterlagen sind unbedingt zu vermeiden. Stattdessen sollte bei sämtlichen Unklarheiten bei der Vergabestelle nachgefragt werden. Nur mit ihrem Einverständnis, das schriftlich zu dokumentieren ist, dürfen Abweichungen von den Vergabeunterlagen vorgenommen werden.  Intern sind Unternehmen gut beraten, ein „Angebotsmanagement“ einzurichten, um die Federführung für alle in einem Vergabeverfahren relevanten Aspekte, die für die Angebotserstellung wichtig sind, in einer Abteilung bzw. bei wenigen Mitarbeitern zu bündeln. Dabei ist es auch unerlässlich, die ständig geforderte Nachweise laufend zu aktualisieren. Empfehlenswert ist auch eine abschließende Prüfung des Angebotes auf Vollständigkeit vor Versand des Angebotes an die Vergabestelle. 
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